Service achats au détail
Une entreprise a besoin de biens tant pour son fonctionnement interne que pour son activité économique externe. Il existe donc un département qui sert de lien entre l’entreprise et les fournisseurs externes: le Service achats.
La clé du succès de ce département repose sur la réalisation d’un équilibre entre la quantité de produits, leur qualité et une gamme de prix adéquate. La gestion des fournisseurs, les négociations de prix et les conditions de paiement ainsi que le suivi, la réception et la vérification des commandes sont à peu près les tâches d’un responsable des achats. De plus, la planification et la recherche sont essentielles pour fournir ce que les clients demanderont dans un avenir proche.
Objectif du responsable des achats
Il est en charge de la mise en place de la politique d’achat de l’entreprise en collaboration avec le service production et financier. Ils sont responsables de l’acquisition des marchandises au meilleur prix sans compromettre la qualité et la fiabilité de leur livraison. Le responsable des achats doit s’assurer que la chaîne d’approvisionnement circule de manière transparente, agile et efficace.
Compétences essentielles d’un responsable achats
En plus des études, des connaissances et de l’expérience pour ce poste, il est important de mettre en évidence les attitudes et la manière d’être nécessaires que le poste requiert.
Planification stratégique et capacité organisationnelle
Ce sont les deux compétences nécessaires les plus importantes. Ils sont d’une importance vitale car ce métier est une pièce fondamentale dans le développement de l’activité d’une entreprise.
Leadership et capacité de négociation
Le responsable des achats a pour objectif de conclure des accords avec les conditions les plus avantageuses pour l’entreprise. En revanche, le fournisseur est en mesure de vendre la marchandise avec la plus grande marge possible. Les deux doivent pouvoir négocier un prix avec lequel ils se sentent satisfaits en maintenant la cordialité et le respect. En plus de négocier le prix, d’autres variables sont également convenues, telles que la date de livraison, les conditions de paiement, etc.
Capacité d’analyse et pouvoir de décision
De cette façon, le responsable des achats traitera les informations d’une manière qui l’aidera à prendre de meilleures décisions et à obtenir de meilleurs résultats.
Vision future
Les événements mondiaux peuvent influencer les prix de nombreuses matières premières. Un bon responsable des achats réduira les risques au minimum possible. Pour le faire, il utilisera des techniques de couverture où les coûts peuvent être prédéterminés et les prix verrouillés avant de recevoir le matériel.
Tâches du responsable des achats
Planification et gestion des achats
Le responsable des achats (RA) doit adapter les activités de son service en fonction d’un budget. Il doit également répartir le travail entre les membres de son équipe.
Achats au meilleur prix
Bien qu’il ne soit pas le seul paramètre à tenir en compte, le prix est l’un des éléments les plus importants pour ce département. Au sein de l’organisation, le service achats (SA) engage généralement entre 60 et 80% du budget de l’entreprise. Par conséquent, afin de rester compétitive sur le plan administratif, le RA doit contrôler les coûts afin d’éviter de compromettre les marges bénéficiaires.
Restez à jour avec les nouvelles du marché
En raison de sa grande responsabilité, il doit être au courant de toute altercation qui pourrait affecter le service.
Gestion des fournisseurs
Il doit avoir une connaissance approfondie des fournisseurs du secteur dans lequel il opére. Il gérera les informations relatives au catalogue de matériaux et produits, aux qualités par rapport au prix, aux délais de livraison, etc. Obtenir le prix le plus important pour le responsable des achats. La fiabilité, l’efficacité et la flexibilité sont encore plus importantes. Si un fournisseur échoue à un moment clé, le travail du responsable des achats sera compromis. Il est essentiel de toujours rechercher de nouveaux fournisseurs qui peuvent être meilleurs que ceux déjà établis.
Négociation des conditions d’approvisionnement
En plus d’avoir de bons fournisseurs, il est très important de négocier et de convenir des conditions favorables pour l’entreprise du responsable des achats. Il est très important d’atteindre un équilibre où le fournisseur et le RA sont à l’aise avec les conditions.
Éviter les ruptures de stock
Il est essentiel que le responsable des achats connaisse quelle quantité d’un produit il doit commander. Un manque peut entraîner des pertes économiques importantes et les achats excessifs ont également des conséquences négatives car l’espace de stockage est limité et représente un coût monétaire. De plus, investir dans un stock d’un produit particulier signifie que ce capital ne peut pas être investi dans d’autres produits.
Contrôle qualité de la marchandise
Une fois la commande arrive, le responsable des achats doit vérifier que le produit répond à la qualité convenue et que la quantité est correcte. Si ce n’est pas le cas, le fournisseur devra être contacté pour commencer la réclamation concernée.
Gestion documentaire des commandes
Le responsable des achats est responsable du contrôle documentaire des achats ainsi que de l’amélioration de leurs protocoles pour gagner du temps et des ressources.
Conception de la structure du service achats
Le responsable des achats est responsable de déterminer les fonctions des membres de l’équipe. Il / elle est également en charge de l’embauche de la meilleure personne pour chaque poste.
Coopération entre les départements de l’organisation
Le RA a besoin du contact et de la connaissance d’autres services tels que la production pour l’approvisionnement en matériaux, les finances pour gérer les dépenses, la qualité pour vérifier que la qualité des achats répond aux attentes, les ventes, etc.
Processus d’achat étape par étape
Demande de réquisition
Les informations suivantes doivent être indiquées:
- Quel produit est nécessaire.
- Quelle quantité est nécessaire.
- Quand les produits devraient être disponibles en magasin.
- Qui fait la demande d’achat.
- Informations supplémentaires telles que les recommandations du fournisseur ou des informations sur le dernier achat effectué pour ce produit.
Analyse des fournisseurs
Le DC doit analyser les fournisseurs disponibles pour les contacter et demander des devis à chacun d’eux. De plus, des remises et des délais de livraison seront demandés.
Analyse de devis
Une fois les offres des différents fournisseurs sont reçues, la solvabilité , la fiabilité, le prix et la qualité des produits sont étudiés et pris en compte.
Bon de commande
Une fois le fournisseur est choisi, le bon de commande sera envoyé et le prix unitaire, la qualité, les conditions de paiement, la date de livraison, le numéro de commande avec les signatures des responsables seront précisés.
Suivi de commande
Le responsable des achats peut vérifier si la commande est transportée comme prévu dans l’accord.
Réception des commandes
A la réception de la commande, la quantité et la qualité sont vérifiées.
Enregistrement de la commande
Après la vérification de la commande, celle-ci est enregistrée dans le système de l’entreprise comme terminée.
Demande d’achat: document demandant l’acquisition d’un produit ou service interne à l’entreprise. Ce document est envoyé au RA pour son approuvement ou réjection.
La matrice Kraljic, un outil fondamental du service achats
Cette matrice permet de localiser chaque fournisseur en fonction de son coût et de son besoin stratégique dans l’entreprise. Par conséquent, en fonction de sa position dans la matrice, le RA décidera si le prix doit être négocié, si de nouveaux fournisseurs doivent être trouvés ou si la relation doit être renforcer en tenant en compte la haute qualité de ses produits. De cette façon, le poids de chaque fournisseur peut être déterminé au sein de la chaîne d’approvisionnement.
¿Comment créer la matrice?
La matrice a deux axes:
Le risque d’approvisionnement
L’axe horizontal montre le risque de plus à moins. Par exemple, pour les produits avec de nombreux fournisseurs, le risque sera faible. Cependant, pour les produits avec moins de fournisseurs, le risque sera beaucoup plus élevé. Par conséquent, le RA pourra avoir une vision plus large des fournisseurs avec lesquels négocier plus durement et avec lesquels la relation doit être protégée.
L’impact des résultats sur l’entreprise
En haut de l’axe vertical, nous placerons les produits qui ont une grande valeur stratégique pour l’entreprise ou en raison de leur coût élevé pour l’entreprise. Par exemple, si une ligne de produits recyclés est créée, la valeur au produit lui-même augmente, puis ils sont plus chers. Son coût plus élevé augmente l’importance de cette marchandise au sein de l’organisation.
La matrice est divisée en 4 sections:
- Achats leviers. Ce sont les commodités, des produits de grande valeur pour l’entreprise mais proposés par un grand nombre de fournisseurs. Ils ont généralement la même qualité et le même prix, donc ce n’est généralement pas un gros problème de changer de fournisseur.
- Achats stratégiques. Ce sont des produits importants pour l’entreprise et dont l’offre est limitée, ce qui rend plus difficile le changement de fournisseur. Il est essentiel de protéger la relation pour garantir l’approvisionnement.
- Achats simples. Ce sont des produits sans importance pour le fonctionnement quotidien de l’entreprise, donc tout changement n’aura pas un grand impact sur l’organisation. La gestion de leur acquisition doit être minimisée car elle ne compromet pas l’entreprise. Un exemple d’entre eux serait des fournitures de bureau ou des produits de nettoyage. Aucun des deux ne suppose une valeur différentielle stratégique.
- Achats critiques. Ce sont les produits vendus par un ou très peu de fournisseurs et malgré leur faible impact sur l’activité ils peuvent constituer un risque. Un exemple serait par exemple la mise en place d’un software spécialisé pour l’entreprise. Ils peuvent être une partie fondamentale de l’entreprise et avoir très peu de fournisseurs, il est donc important de maintenir une bonne relation et de minimiser le lien.
Bien que cette matrice puisse être très utile pour avoir une vision globale de la gestion des fournisseurs, il sera nécessaire d’avoir des experts du domaine ayant expérience du marché.
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