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Departamento de compras retail
Un empresa necesita de bienes tanto para su funcionamiento interno como para realizar su actividad económica externa. Por ello existe un departamento que sirve de nexo entre la empresa y proveedores externos: el departamento de compras.
La clave del éxito de este departamento se basa en conseguir un equilibrio entre la cantidad de componentes y productos, su calidad y que tengan un rango de precio adecuado. La gestión de proveedores, las negociaciones de precio y condiciones de pago así como el seguimiento del pedido, su recepción y comprobación son a groso modo las tareas de un jefe de compras. Además, la planificación y la investigación son imprescindibles para abastecerse de lo que los clientes demandarán en el futuro próximo.
Objetivo del jefe de compras
Es el encargado de establecer la política de compras de la empresa en conjunto con el departamento de producción y el financiero. Son los encargados de adquirir bienes al mejor precio sin comprometer la calidad y la fiabilidad de su entrega. El gerente de compras ha de conseguir que la cadena de suministros fluya de forma transparente, ágil y eficiente.
Competencias imprescindibles de un jefe de compras
Además de los estudios, conocimientos y experiencia necesarios para este puesto, cabe destacar las actitudes y forma de ser necesaria que el puesto requiere.
Planificación estratégica y capacidad organizativa
Estas son las dos habilidades necesarias más importantes. Son de vital importancia ya que este trabajo supone una pieza fundamental en el desarrollo de la actividad de una empresa.
Capacidad de liderazgo y negociación
El jefe de compras tiene como objetivo cerrar tratos con las condiciones más ventajosas para la empresa. Por otro lado, el del proveedor es conseguir vender la mercancía con el mayor margen posible. Ambos han de ser capaces de negociar un precio con el que ambos se sientan satisfechos manteniendo la cordialidad y respeto. Además de negociar el precio otras variables también son pactadas como puede ser la fecha de entrega, las condiciones de pago, etc.
Capacidad analítica y poder de decisión
De esta forma, el jefe de compras procesará la información de forma que a posteriori le ayudará a tomar mejores decisiones y a obtener mejores resultados.
Visión de futuro
Los acontecimientos a nivel global pueden influir en los precios de muchas materias primas. Un buen jefe de compras reducirá los riesgos al mínimo posible. Para ello utilizará técnicas de cobertura donde los costes se pueden predeterminar y bloquear los precios antes de recibir el material.
Tareas jefe de compras
Planificación y gestión de las compras
El jefe de compras ha de adaptar las actividades de su departamento en base a un presupuesto. También ha de repartir el trabajo entre los miembros de su equipo.
Compras al mejor precio
A pesar de no ser el único parámetro a tener en cuenta, el precio es uno de los elementos más importantes para este departamento. Dentro de la organización, el departamento de compras (DC) suele comprometer entre un 60 y un 80% de los presupuestos de las empresas. Por lo tanto, de cara a mantenerse competitiva administrativamente, el DC debe controlar los costos para no comprometer sus márgenes de utilidad.
Estar al día de las novedades del mercado
Dada su responsabilidad, tiene que estar al corriente de cualquier altercado que pueda afectar a su departamento.
Gestión de proveedores
Ha de tener un amplio conocimiento de los proveedores del sector en el que opera.Gestionará la información relativa al catálogo de materiales y productos, a las calidades en relación al precio, los plazos de entrega, etc. Conseguir el mínimo precio no es siempre lo más importante para un jefe de compras. Es más importante la fiabilidad, eficiencia y flexilibilidad. Si un proveedor falla en un momento clave para la tienda retail, el puesto de trabajo del jefe de compras se verá comprometido. Es imprescindible ir siempre buscando nuevos proveedores que puedan ser mejores que los ya establecidos.
Negociación de condiciones de suministro.
Además de tener buenos proveedores es muy importante negociar y pactar condiciones que sean favorables para la empresa del jefe de compras. Es muy importante alcanzar un estado de equilibrio en el que proveedor y jefe de ventas se encuentren cómodos con las condiciones.
Evitar roturas de stock
Es vital para el jefe de compras saber qué cantidad de cada producto ha de pedir. Quedarse corto puede suponer grandes pérdidas económicas y pasarse también conlleva consecuencias negativas ya que el espacio de almacenamiento es limitado y representa un coste monetario. Además el invertir en stock de un producto determinado supone que ese capital no pueda ser invertido en otros productos.
Verificar calidad mercancía
Una vez el pedido llega el jefe de compras ha de verificar que el producto cumple con la calidad acordada y la cantidad es la correcta. En el caso de que no fuese así, tendrá que ponerse en contacto con el proveedor para comenzar la reclamación pertinente.
Gestión documental de los pedidos
El jefe de compras es el responsable del control documental de las compras así como de mejorar los protocolos de los mismo para ahorrar tiempo y recursos.
Diseñar estructura departamento de compras
El jefe de compras es el encargado de determinar las funciones de los miembros del equipo. De la misma forma puede decir quien es el mejor candidato para cada puesto.
Cooperación entre departamentos de la organización
Quizás no haya otro departamento que más necesite del contacto y conocimiento de otros departamentos como el de producción para el abastecimiento de materiales, el de finanzas para gestionar los gastos, el de calidad para comprobar que la calidad de las compras cumple las expectativas, el de ventas, etc.
Proceso de compra paso a paso
Solicitud de requisición
Ha de indicar la siguiente información:
- Qué producto es necesario
- Qué cantidad es necesaria
- Cuándo deben estar los productos disponibles en tienda
- Quién hace la requisición de compra
- Información adicional como recomendaciones de proveedores o información de la última compra realizada para este producto
Análisis de proveedores
El DC debe analizar los proveedores disponibles para ponerse en contacto con ellos y solicitar cotizaciones a cada uno de ellos. Además se solicitarán descuentos y plazos de entrega.
Análisis de cotizaciones
Una vez recibidas las ofertas de los diferentes proveedores, se estudian y se considera la solvencia y fiabilidad, el precio y la calidad de los productos.
Orden de compra
Cuando se haya elegido el proveedor se le mandará la orden de compra donde se especificará el precio unitario, la calidad, condiciones de pago, fecha de entrega, número de pedido con las firmas de los responsables.
Seguimiento del pedido
El jefe de compras podrá ir verificando si el pedido está siendo transportado como estableció el acuerdo.
Recepción del pedido
Cuando la orden llega al comprador, se verifica que todo el pedido sea correcto.
Registro del pedido
Tras la comprobación del pedido recibido, se cierra la orden y se establece en el sistema de registro de la empresa como finalizado.
REQUISICIÓN DE COMPRA: solicitud en forma de documento que solicita la adquisición de un producto o servicio a nivel interno de la empresa. Este documento se envía al DC y este lo aprueba o deshecha.
La Matriz Kraljic, una herramienta fundamental del DC
Esta matriz permite situar a cada proveedor en base a su coste y necesidad estratégica en la empresa. Por ello, dependiendo donde se encuentre en la matriz, se decidirá si hay que negociar más el precio, buscar nuevos, o si afianzar la relación con el proveedor dada la gran calidad de sus productos. De esta forma, se puede determinar el peso de cada proveedor dentro de la cadena de suministros.
¿Cómo crear la matriz?
La matriz cuenta con dos ejes:
El riesgo de suministro.
El eje horizontal contempla el riesgo de más a menos. Por ejemplo para los productos para los que la empresa cuente con muchos proveedores, el riesgo será bajo. Sin embargo, para los productos con pocos proveedores el riesgo será mucho más elevado. De ahí que se pueda tener visión para saber con qué proveedores se puede negociar más duro y con cuáles se debería blindar la relación.
El impacto de los resultados en la empresa
En la parte superior del eje vertical situaremos a los productos que tienen un gran valor estratégico para la empresa o por su alto coste para la empresa.Por ejemplo si se crea una línea reciclada estos aportan valor al propio producto y al ser más cara la materia prima, su alto coste incrementa la importancia de esta mercancía dentro de la organización.
La matriz se divide en 4 apartados:
- Palancas. Aquí situaríamos a los commodities, es decir, productos de alto valor para la empresa pero que son ofrecidos por un gran número de proveedores. Suelen tener la misma calidad y precio por lo que no suele suponer un gran problema el cambiar de proveedor.
- Estratégicos. Se trata de productos importantes para la empresa y cuya oferta es limitada por lo que es más difícil cambiar de proveedor. Es imprescindible blindar la relación para asegurar el suministro.
- Rutinarios. Se trata de productos poco importantes para el funcionamiento diario de la empresa por lo que cualquier cambio no supondrá un gran impacto de cara a la organización. La gestión de su adquisición debería reducirse al mínimo ya que no supone ningún riesgo para la empresa. Un ejemplo de ellos sería el material de oficina o el de limpieza. Ninguna de las dos supone un valor diferencial estratégico.
- Cuello de botella. Se trata de los productos vendidos por uno o muy pocos proveedores y a pesar de tener un bajo impacto en la actividad pueden suponer un riesgo. Un ejemplo sería por ejemplo la implementación de softwares especializados para la empresa. Pueden ser una parte fundamental de la empresa y contar con muy pocos proveedores por lo que interesa mantener una buena relación y reducir al máximo la vinculación.
A pesar de que esta matriz puede ser de gran utilidad para tener una visión global de la gestión de proveedores, será necesario contar con expertos en la materia que tenga experiencia en el mercado.
Puedes seguir descubriendo más información sobre el departamento de compras en este artículo.
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